Privacyverklaring

Keeo+ · ledenbeheer van FOS Open Scouting De Tortels (groep 204E) · laatst bijgewerkt op 17 september 2026 (Google Drive toegevoegd)

1. Wie is verantwoordelijk?

FOS Open Scouting De Tortels (groep 204E), een vrijwilligersgroep binnen FOS Open Scouting. Voor vragen over je gegevens kun je terecht bij de groepsleiding via oeistiti@tortels.be.

2. Welke gegevens verwerken we?

• Leden en ouders: naam, geboortedatum, adres, telefoon, e-mailadres, lidnummer, tak, inschrijvingsgegevens en gegevens van de ouders. Die komen uit Keeo, het ledenbestand van FOS Open Scouting.
• Werking: aanwezigheden, badges, notities van de leiding, activiteiten en de beschikbaarheid van de leiding.
• Inschrijvingen en webshops: naam, e-mailadres, bestelling, gekozen opties en betaalstatus. Betalen gebeurt met een overschrijving. Keeo+ ziet of bewaart geen bank- of kaartgegevens.
• Accounts van de leiding: naam, totem, e-mailadres en een onleesbaar gemaakte (gehashte) vorm van het wachtwoord. Ook de rechten per tak en een logboek van wijzigingen, met het IP-adres bij een import.
• Google-gegevens: zie punt 3.

3. Gebruik van Google-gegevens (Gmail en Drive)

Leiding kan in Keeo+ haar eigen scouts-mailbox (een Google Workspace-account op het domein tortels.be) koppelen. Andere Google-accounts worden geweigerd. Keeo+ vraagt daarvoor enkel deze rechten:

• Mails lezen (gmail.readonly): om het postvak en de verzonden mails van die mailbox in Keeo+ te tonen, zodat de leiding mails van ouders kan lezen en beantwoorden. Mails worden opgehaald op het moment dat je ze opent en niet bewaard. Keeo+ onthoudt enkel welke berichten je al gelezen hebt.
• Mails versturen (gmail.send): om mails en groepsberichten te versturen die de leiding zelf opstelt, vanaf haar eigen scouts-adres. Van groepsberichten bewaart Keeo+ het onderwerp, de tekst en het aantal ontvangers, zodat de leiding kan zien wat er verstuurd werd.
• Google Drive lezen (drive.readonly): om de gedeelde drive van de leiding in Keeo+ te tonen, zodat de leiding er bestanden kan zoeken en bekijken. Keeo+ toont enkel bestanden uit de gedeelde drive die de groepsleiding koppelde, en elke leiding ziet enkel wat ze in Google Drive zelf mag openen. Bestanden worden alleen doorgegeven om ze te bekijken en niet op de server bewaard. Keeo+ kan niets toevoegen, wijzigen, verplaatsen of verwijderen in Drive.

Wat we niet doen met Google-gegevens:

• we verkopen of verhuren ze niet en gebruiken ze niet voor reclame;
• we geven ze niet door aan andere partijen, behalve als de wet dat vereist;
• we gebruiken ze niet om AI- of machine-learningmodellen te trainen;
• niemand leest je mails, behalve jijzelf. Uitzonderingen zijn alleen: je gaf zelf toestemming, het is nodig voor de veiligheid of om een fout op te lossen, of de wet vereist het.

De toegangssleutels van Google staan enkel op de server van Keeo+ en komen nooit in de browser. Met Ontkoppelen in Keeo+ trekt Keeo+ de toegang in bij Google en wist het de sleutels meteen. Je kunt de toegang ook zelf intrekken via myaccount.google.com/permissions; de sleutels werken dan niet meer. De beheerder van het domein tortels.be kan mailboxen ook centraal koppelen via Google Workspace (domeinbrede delegatie), enkel voor Gmail (lezen en versturen), niet voor Drive.

Google API Services User Data Policy. Keeo+'s use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

4. Waarom mogen we dit?

We verwerken ledengegevens om de afspraak met leden en ouders uit te voeren (de scoutswerking, inschrijvingen en betalingen) en omdat de groep een gerechtvaardigd belang heeft bij een veilige en goed georganiseerde werking. De koppeling met Gmail en Drive gebeurt enkel met de toestemming die je zelf bij Google geeft.

5. Met wie delen we gegevens?

• Google: om mails te lezen en te versturen via Gmail en om de gedeelde drive te lezen via Google Drive. Het lettertype van de website komt ook van Google Fonts.
• FOS Open Scouting (Keeo): Keeo+ leest de ledenlijst uit Keeo en stuurt zelf niets naar Keeo.
• tortels.be en Google Agenda: Keeo+ haalt de publieke maandbrieven van de website van de groep en de publieke groepskalender op. Daarbij worden geen persoonsgegevens verstuurd.

Keeo+ draait op een computer die de groep zelf beheert, en is bereikbaar via een beveiligde verbinding (HTTPS). Gegevens worden niet buiten de Europese Unie bewaard, met uitzondering van wat via Google verloopt.

6. Hoe lang bewaren we gegevens?

• Leden: zolang ze lid zijn. Wie niet herinschrijft, wordt bij de opkuis van het nieuwe scoutsjaar verwijderd.
• Koppeling met Gmail en Drive: tot je ontkoppelt of je account verdwijnt. Bestanden uit Drive worden niet bewaard.
• Logboek: tot de groepsleiding het wist.
• Back-ups: de twintig recentste worden bewaard, oudere verdwijnen vanzelf.
• Aanmelding: een sessie verloopt na 180 dagen of bij een nieuw wachtwoord.

7. Beveiliging

Alle verkeer loopt over HTTPS. Wachtwoorden worden niet leesbaar opgeslagen. Elke leiding ziet enkel de takken waarvoor ze rechten kreeg, en het logboek toont wie wat wijzigde. Enkel admins en de groepsleiding hebben toegang tot het beheer.

8. Cookies en lokale opslag

Keeo+ gebruikt geen tracking- of advertentiecookies. De browser onthoudt enkel je aanmelding en je weergavevoorkeuren (lokale opslag).

9. Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te kijken, te laten verbeteren of te laten wissen, en om bezwaar te maken of de verwerking te laten beperken. Mail daarvoor naar oeistiti@tortels.be. Ben je niet tevreden met ons antwoord, dan kun je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.